Damit Unternehmen fundierte Entscheidungen zeitnah treffen können, müssen heute immer größere Informationsmengen berücksichtigt werden. Ein schneller und effizienter Zugriff auf alle relevanten Informationen, deren Verknüpfung und Handhabung bei der Erfassung, Verteilung, Recherche und Speicherung sind wesentliche Faktoren.
Die Verarbeitung papiergebundener Dokumente, wie Ablegen, Katalogisieren, Suchen und Wiederfinden verursacht einen großen Teil täglicher Arbeit. Digitale Archivierung und elektronisches Dokumentenmanagement können Arbeitsabläufe effizienter gestalten, Wege einsparen und den betrieblichen Informationsfluss signifikant verbessern.
Ein DMS oder auch Dokumentenmanagementsystem ist zuständig für die datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. DMS-Software archiviert Dokumente und Schriftstücke und macht unternehmensweit einen schnellen und effizienten Zugriff auf alle Informationen möglich.